Menurut Fowler (1970)
Sekretaris
adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu
korespondensi,tugas administrasi,mendapatkan informasi dan menyimpan
rahasia,atau pegawaiyang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk
berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan
organisasinya.
Tugas-Tugas Sekretaris meliputi :
- Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat.
- Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan.
- Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya.
- Mengirim atau menerima faksimili.
- Menerima telepon masuk/keluar
- Mengatur surat agenda masuk atau keluar.
Peralatan,Perlengkapan,dan Penyimpanan Arsip meliputi :
1. Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam-macam atau type filing cabinet :
- Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.
- Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.
Lateral Type Filing Cabinet Drawer Type Filing Cabinet
2. Guide
adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan
ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya,yang berfungsi sebagai
pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada
dibelakangnya.
3. Folder
adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang digunakan untuk
menyimpan warkat,ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder yaitu
:
- Brief
ordner,yaitu : map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat
penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam
jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak.
- Stof map yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastic.
- Snelhechter
yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastic yang di dalamnya
terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
- Hanging
map/map gantung yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang
filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci
filing cabinet.
- Rak
sortir,berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima,diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder
masing-masing.
- Kartu
index yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang di dalamnya memuat
data tentang warkat yang akan disimpan,digunakan sebagai alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
Brief Ordner Stof Map
Snelhechter Map Gantung
Rak Sortir Guide Kecil
Folder Kartu Index
Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder
Adapun Macam-Macam Peralatan Kantor,antara lain :
1. AIPHONE 3. TELEPON GENGGAM (PONSEL)
2. TELEPON 4. FAKSIMILI
a. Aiphone
adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan ruang lain pada kantor sipil atau militer.
Secara Umum,Cara Mengoperasikan Aiphone adalah sebagai berikut :
1. Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima.
2. Angkat gagang aiphone dengan menggunakan tangan kiri.
3. Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju,pastikan terlebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju
4. Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah.
5. Suara harus jelas dan mudah dimengerti.
6. Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih.
7. Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula.
b. Telepon
Telepon
yang digunakan masyarakat umum,baik perkantoran maupun
perorangan,mempunyai berbagai macam jenis,diantaranya adalah telepon
dengan penghubung kabel dan penghubung frekuensi. Telepon dengan
penghubung kabel sering digunakan kantor sebagai media komunikasi
permanen. Bentuk telepon semacam ini tentu saja bermacam-macam seperti
telepon dengan system putar nomor,dengan tekan tombol,dan dari segi
mekanisme mesinnya ada telepon digital dan nondigital.
c. Telepon Genggam (ponsel)
Ponsel
merupakan alat komunikasi yang dapat diterima secara langsung dari
pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. Ponsel menggunakan teknologi
wireless dengan frekuensi yang digunakan oleh masing-masing provider
berbeda. Cara pengoperasian ponsel dapat anda lihat pada user manual
yang disertakan bersama dengan ponsel yang dibeli. Cara pengoperasian
dan fasilitas yang dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk
berbeda.
d. Faksimili
Adalah
alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik berupa
tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Adapun beberapa contoh
sebagai berikut : mesin faksimili Panasonic KX-F 2090,mesin faksimili
Ricoh, dan mesin Brother FAX-837MC.
Masukan (Out Going Massage)
1. Tekan tombol out going massage (OGM) recording.
2. Bicara,jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan start,jika ingin titip pesan dapat bicara setelah nada ”beep” terdengar.
3. Setelah selesai,tekan tombol OGM recording,hasilnya lampu alarm akan mati.
4. Memo two way,merekam pembicaraan telepon 2 arah.
5. Play back,mendengar kembali rekaman yang dibuat.
Cara Pengoperasian mesin fax Panasonic KX-F 2090
a. Photocopy
- Memasukkan data yang hendak dikopi dengan posisi terbalik.
- Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol start.
b. Cara mengirim (transmit)
- Memasukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik, Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol monitor.
- Tekan tombol (nomor) yang dituju.
- Setelah mendengar sinyal faxs lawan,langsung tekan start.
c. Cara menerima
- Manual : setelah mendengar sinyal faxs, langsung tekan start.
- Automatic : setel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax.
Cara Pengoperasian mesin fax Ricoh :
a. Letakkan dokumen menghadap ke bawah.
b. Tekan jumlah halaman yang diinginkan.
c. Tekan tombol yes.
d. Apabila muncul tulisan departemen code pada display,tekan no
e. Setelah muncul dial-keypad,putar nomor fax lawan,setelah tersambung dan terdengar suara seperti burung,tekan tombol start.
Macam-macam Jenis Mesin Pengganda antara lain :
1. MESIN STENSIL 3. MESIN RISOGRAF
2. MESIN FOTOCOPY
a. Mesin Stensil
Adalah menggandakan dokumen
Langkah-langkah Dalam Mengoperasikan Mesin Stensil adalah sebagai berikut :
1. Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll.
2. Tinta diberi air secukupnya untuk menjadi adonan kemudian tinta tersebut dimasukkan ke dalam tempat tinta pada mesin stensil.
3. Kertas yang telah disediakan dimasukkan pada kaset (tempat kertas).
4. Putar
handel sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil,apabila
hasilnya bagus,pekerjaan penggandaan diteruskan,dan sebaliknya apabila
hasil yang diperoleh kurang jelas maka tempat tinta diset diulang.
5. Tentukan
jumlah yang dikehendaki,misalnya 100 lembar,200 lembar,dan seterusnya
dengan jalan memutar alat yang bentuknya seperti gir diarahkan pada
nomor jumlah lembar yang dikehendaki.
6. Apabila
menggandakan naskah menggunakan mesin manual,cara pemutaran memakai
engkol,akan tetapi apabila menggunakan mesin semi elektrik,tetapi tombol
on-low atau on-high.
a. Mesin Fotocopy
Adalah proses membuat salinan dokumen dan gambar visual dengan cepat dan murah.
Langkah-langkah Untuk Mengoperasikan Fotokopi antara lain :
1. Masukkan tinta ke developer unit.
2. Catu
daya listrik dipasang pada stop kontrak yang benar,sebaiknya
menggunakan UPS/stabilizer sehingga aliran listrik stabil. Perlu
diperhatikan bahwa aliran listrik tidak dibenarkan untuk
dimatikan,biarkan pada posisi terkoneksi dengan aliran listrik,apabila
dimatikan data yang ada pada mesin fotocopy akan hilang.
3. Tekan tombol on-off dengan posisi on sampai tertulis ready to copy di layar LCD.
4. Master ditempatkan pada kaca (mirror),lalu tutupkan cover di atasnya,pilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki.
5. Tekan
tombol nominal jumlah yang mau dikopi,lalu tekan tombol berwarna
hijau,apabila kebanyakkan,tekan tombol penghenti sementara yang berwarna
merah.
6. Hitung jumlah kertas yang dikopi.
b. Mesin Risograf
Riso
Digital Duplicator adalah sebuah mesin yang dirancang dengan
menggabungkan tiga teknologi,yaitu : digital scanning,teknologi
fotocopy,serta system offset.
Langkah-langkah Pengoperasian Mesin Risograf antara lain :
1. Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
2. Sambungkan mesin dengan catu daya listrik yang sesuai dengan voltase yang dibutuhkan.
3. Masukkan naskah ke master.
4. Posisikan lampu penunjuk pada posisi M;
5. Tekan tombol (tombol pencetak master),tunggu sejenak sampai master mencetak.
6. Lihat hasil cetakan.
7. Atur posisi naskah dengan menekan tombol di bawah ini.
8. Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencetakan.
9. Apabila
ada kemacetan,lampu control menyala,misalnya kertas macer tarik
kertasnya setelah itu tekan tombol warna kuning,lalu tekan tombol
hijau,secara otomatis jalan kembali.
10. Rapikan hasil cetakan.
11. Matikan mesin,putuskan aliran daya listrik.
12. Setelah selesai bersihkan debu-debu dan sisa tinta yang menempel di casing mesin riso.
13. Tutup kembali mesin riso dengan alat pengamannya.
Macam-macam Mesin Pencatat Data (Mesin Perekam) antara lain :
a. TAPE RECORDER c. DICTAPHONE
b. TRANSCRIBER
a. Tape Recorder
Adalah
suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali
dengan menggunakan pita perekam sebagai media penyimpanannya.
b. Transcriber
Adalah suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa.
c. Dictaphone
Adalah alat pendikte yang digunakan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yang akan dibuat oleh staf atau bawahannya.
Macam-macam Alat Bantu Presentasi antara lain :
1. OHP (OVER HEAD PROJECT) 3. MICROPHONE
2. LCD PROJECT (Liquid Crystal Display) PROJECT
a. OHP (Over Head Project)
Adalah
alat bantu presentasi yang menggunakan lembaran presentasi berupa
plastic yang telah diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan
gambar-gambarnya.
Hal-hal Yang Harus Dilakukan Pada Waktu Mengoperasikan OHP adalah sebagai berikut :
1. Simpan lembaran presentasi di atas alas kaca yang terdapat pada OHP.
2. Nyalakan OHP dengan menekan tombol on-off switch.
3. Tunjukkan hal-hal penting yang perlu mendapatkan perhatikan dengan menyorotkan lampu laser pada hal penting tersebut.
4. Matikan OHP jika dianggap tampilan layar presentasi sudah dianggap cukup,kemudian nyalakan kembali bila dianggap perlu.
5. Jika sudah selesai,matikan OHP,lepaskan dari catu daya listrik,dan biarkan sampai OHP dingin.
6. Simpan OHP di tempat semula.
b. LCD Projector (Liquid Crystal Display) Projector
Adalah alat bantu presentasi multimedia yang dapat menampilkan gambar dan suara.
Cara Pengoperasian LCD Projector adalah sebagai berikut :
1. Letakkan LCD Projector pada tempatnya,misalnya troli yang tinggi rendahnya dapat diatur.
2. Buka tutup lensa.
3. Atur focus LCD Projector pada layar.
4. Tekan tombol power pada remote control.
5. Nyalakan
computer atau VCD,apabila menggunakan computer sesuaikan pilihsn dalam
mode LCD Projector ke computer,jika menggunakan VCD sesuaikan mode ke
video.
6. Apabila menggunakan remote pada computer tidak memerlukan operator computer,tapi apabila tidak maka diperlukan operator.
7. Jika
sudah selesai presentasi,matikan LCD Projector,diamkan sampai kipas LCD
Projector berhenti dan dingin,barulah bereskan,hal ini untuk
memperpanjang umur teknis lampu.
c. Microphone
Adalah suatu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengeras suara atau alat perekam.
Penggolongan Mesin Ketik dibagi menjadi menjadi 3 :
a. MESIN KETIK MANUAL c. MESIN KETIK ELETRONIK
b. MESIN KETIK ELEKTRIK (Electric Typewriter)
- Mesin Ketik Manual
Adalah mesin ketik yang pengoperasiannya dilakikan oleh tenaga mausia dengan hentakan jari tanpa bantuan energy listrik.
- Mesin Ketik Elektrik (Electric Typewriter)
Adalah mesin ketik yang pengoperasiannya dengan menggunakan energy listrik.
- Mesin Ketik Elektronik (Electronic Typewriter)
Adalah
suatu mesin ketik yang digerakkan oleh energy listrik yang kuat,juru
ketik yang mengoperasikan mesin tik ini mampu melakukan pekerjaan
pengetikan sampai tiga jam sehari karena jenis mesin ketik ini lebih
modern dibanding mesin ketik manual dan elektrik.
Perjalanan Dinas
Adalah
perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai maupun
pimpinan suatu kantor yang berhubungan dengan tugas-tugas pekerjaan atau
kedinasan,sedangkan yang dimaksud dengan tugas-tugas pekerjaan atau
kedinasan adalah tugas yang berhubungan dengan kepentingan kantor.
Adapun Tugas-Tugas Sekretaris Dalam Rangka Perjalanan Dinas Bagi Pimpinannya Itu antara lain :
1. Meyiapkan dokumen-dokumen atau materi-materi yang diperlukan oleh pimpinan.
2. Mengurus keberangkatan sampai dengan kepulangannya.
3. Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan dinas.
4. Membuat laporan,apabila sekretaris mendampingi pimpinan.
5. Dokumen yang harus dipersiapkan oleh sekretaris,tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas.
Adapun
Yang Harus Dipersiapkan Oleh seorang Pimpinan Dalam Rangka Perjalanan
Dinas/Bisnis,Tergantung Pada Tujuan Perjalanan Dinas,misalnya :
1. Untuk mengikuti rapat kerja,maka pimpinan harus mempelajari materi rapat secara cermat.
2. Untuk
mengikuti seminar,pimpinan harus mempelajari materi seminar itu. Jika
materinya berupa makalah,maka materi itu dengan sendirinya sudah
diterima bersamaan dengan undangan seminar.
3. Untuk
mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah,pimpinan harus dapat
merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan ke daerah-daerah
tersebut.
4. Untuk
mengikuti pendidikan dan latihan,pimpinan harus menyiapkan
materi,referensi,sarana dalam pendidikan dan latihan,bahkan pimpinan
harus mempersiapkan kesehatannya,agar selama pendidikan dan latihan
tetap sehat.
5. Untuk mengikuti pelantikan,karena mendapat promosi jabatan,dalam hal ini pimpinan tidak perlu mempersiapkan materinya.
6. Untuk
mengadakan kerjasama dengan kantor lain,untuk itu yang perlu
dipersiapkan oleh pimpinan adalah materi kerjasama,tujuan
kerjasama,bentuk kerjasama dan sebagainya.